خلاصه کتاب تصمیم گیری اثر دیوید ای. گاروین
محتوایی که در حال مطالعه آن هستید از کتاب ۱۰۱ مدیریت اثر دکتر مسعود بصیرنژاد برداشت شده است.
تصمیم‌گیری چیست؟
بیشتر مدیران تصمیم‌گیری را رویدادی می‌دانند که در آن فرد یا گروه باید در هر لحظه از زمان دست به انتخاب بزند. مدیران کارآمد می‌دانند که تصمیم‌گیری فرآیندی سیستمی است و عناصر خاص خود را دارد. تصمیم‌گیری را بیشتر می‌توان فرآیند گروهی به شمار آورد. مدیرانی که تصمیم‌گیری را فرآیند گروهی می‌دانند در اتخاذ تصمیمات اثربخش بخت بیشتری دارند. دلیل هم این است که با صرف وقت قادرند مسائل مرتبط با تصمیم‌گیری را بهتر شناسایی و ارزیابی نمایند. اتخاذ رویکرد فرآیند محور می‌تواند به پذیرش بهتر تصمیم منجر شود که این نیز خود در اجرای مؤثرتر آن اثرگذار است.
هشت مرحله تصمیم‌گیری:
۱- آماده‌سازی. ۲- شناخت موانع. ۳- چارچوب‌بندی موضوع. ۴- ارائه گزینه‌های مختلف. ۵- ارزیابی گزینه‌ها. ۶- تصمیم‌گیری. ۷- اعلام تصمیم. ۸- اجرای تصمیم.
۱- آماده‌سازی:
تهیه مقدمات فرآیند تصمیم‌گیری در موفقیت انتخاب‌هایی که به آن دست می‌زنیم حیاتی است. انتخاب افراد شرکت‌کننده در تصمیم‌گیری، انتخاب رویکرد تصمیم‌گیری و ایجاد محیط مساعد، مقدماتی هستند که در تصمیم‌گیری مؤثرند، زیرا برای کسب ایده‌های متفکرانه در مورد هر تصمیم خاص، گرد هم آوردن گروهی از افراد با ایده‌های مختلف، نسبت به تشکیل گروهی از افراد مشابه نتیجه بهتری به دست می‌دهد. پس از انتخاب مشارکت‌کنندگان در تصمیم‌گیری رویکرد تصمیم‌گیری را مشخص کنید و تمام افراد گروه باید از فرآیند پیش‌رو و نحوه اخذ تصمیم نهایی به خوبی آگاه باشند. همچنین برای کمک به تیمتان در ارائه راه‌حل‌های خلاقانه (در رابطه با مشکلات و ارزیابی دقیق این راه‌حل‌ها) جلسات خود را در محیط‌های مختلف برگزار نمایید؛ زیرا در محیط‌های مختلف راحت‌تر و آزادانه‌تر ابراز نظر می‌کنند و کمتر در بند سلسله مراتب مدیریتی قرار می‌گیرند.
۲- شناسایی موانع:
موانع رایج و اغلب پنهانی وجود دارند که خیلی اوقات توانایی تصمیم‌گیرنده را برای انتخاب مطلوب محدود ساخته و تصمیم‌گیری را دشوار می‌سازند. از جمله چارچوب‌های ذهنی فردی و گروهی که می‌توانند مانعی در تصمیم‌گیری باشند. هرچند از میان برداشتن کامل این موانع تقریباًً ناممکن است اما با شناخت می‌شود تصمیمات مناسب‌تری اتخاذ کرد. چند نمونه از سوگیری‌های شناختی (عقایدی است که مورد تحریف قرار گرفته و یا از قبل شکل گرفته) که افراد معمولاًً در تصمیم‌گیری با آن مواجه می‌شوند: سوگیری نسبت به موضوعات آشنا و موفقیت‌های پیشین، سوگیری نسبت به قبول فرضیات به ظاهر با ارزش، سوگیری نسبت به وضع موجود، سوگیری در تأیید نظرات خودمان. یکی از مزایای پرداختن به تصمیم‌گیری به‌عنوان فرآیندی گروهی آن است که وجود دیدگاه‌ها و نظرات مختلف و متعدد می‌تواند سوگیری‌های شخصی را از میان بردارد.
۳- چارچوب‌بندی موضوع:
پس از آماده ساختن شرایط و شناسایی موانع موجود بر سر راه تصمیم‌گیری، در موقعیتی قرار گرفته که باید مسأله را برای گروه تصمیم‌گیرنده چارچوب‌بندی نمود. وظیفه اصلی مدیر در این مرحله اجتناب از این خطای رایج است که پیش از فهم ماهیت مسأله مورد نظر، به دنبال یافتن راه‌حل برای آن باشد. یعنی اگر درک مسأله برایتان دشوار است به محل جدیدی بروید که ایده‌های تازه‌ای به ذهنتان برسد. برای درک کامل مسأله باید دلایل آن را ریشه‌یابی کرد.
در جست‌و‌جو برای یافتن ریشه مسأله به دنبال چیزی باید بود که درست در زمان بروز مشکل تغییر کرده است؛ در این‌جا دلیل اصلی را خواهید یافت. ریشه‌یابی مشکلات در تصمیم‌گیری‌های فردی-گروهی و در جلسات طوفان فکری و تبادل نظر کارایی دارد. پس از آنکه مسأله مورد نظر در چارچوب مناسبی بیان شد اهداف را باید از طریق تعیین اقدامات لازم مشخص نمود. در طول فرآیند هدف‌گذاری ممکن است افراد نظرات مختلفی بیان کنند و با یکدیگر اختلاف داشته باشند. این بخش سالمی از گفت‌و‌گو است که باید افراد را به تبعیت از آن ترغیب کرد. پس از آماده کردن فهرست اهداف، نوبت به تعیین اقداماتی می‌رسد که انجام آن برای دست‌یابی به اهداف ضروری است. برای تعیین اهداف تصمیم‌گیری باید اهداف مورد نظر را تعیین کرده و تا حد امکان مشخص نمود که برای رسیدن به نتیجه دلخواه چه عملکردی نیاز است، سپس تصویری از وضعیت پس از حل مسأله ترسیم نموده و مطمئن شد که تناقضی میان اهداف و پیامدهای مورد توافق وجود ندارد.
۴- ارائه گزینه‌های مختلف:
برای اتخاذ یک تصمیم آگاهانه، ارائه انواع گزینه‌های مختلف حق انتخاب به شما می‌دهد. طوفان فکری راه مؤثری برای خلق ایده‌ها و اقدامات متفاوت است. برای طوفان فکری باید در ابتدای جلسه از اعضاء تیمتان بخواهید ایده‌های خود را که به نظرشان می‌رسد پیشنهاد دهند و یا از هر یک از افراد بخواهید تا فهرستی از ایده‌های خود را ارائه دهند. باید مطمئن شد که همه در مورد بیان دقیق و درست مسأله توافق دارند. تیم را باید به راه‌حل‌های خلاقانه ترغیب کرد. لازم است در طول فرآیند تصمیم‌گیری اعضاء گروه به منصفانه بودن فرآیند اعتقاد راسخ داشته باشند به‌ویژه آن که حس کنند هرچند پیشنهاد آن‌ها در نهایت پذیرفته نشده ولی ارزش آن دانسته شده است. القای چنین حسی برای اطمینان از همکاری کامل اعضا و رویکرد مثبت آن در زمان اجرایی کردن تصمیم ضروری است.گزینه‌های مختلف برای تصمیم‌گیری به شما حق انتخاب می‌دهند. با ترغیب اعضا به مشارکت و گوش فرا دادن به تمامی ایده‌ها و نظرات می‌توان فهرست کاملی از گزینه‌های موجود تهیه کرد که در ورود به مرحله بعدی فرآیند تصمیم‌گیری راه‌حل‌های پیشنهادی به کار آید.
۵- ارزیابی گزینه‌ها:
پس از آنکه تمام راه‌حل‌های موجود در گروه پیشنهاد شدند، نوبت به بررسی و انتخاب یکی از آن‌ها به‌عنوان تصمیم نهایی می‌رسد. می‌توان متغیرهای مختلفی را برای اتخاذ تصمیم استفاده کرد و از چند روش نظام‌مند برای اتخاذ تصمیم استفاده نمایید که عبارتند از: ماتریس اولویت‌بندی، روش سبک و سنگین کردن و درخت تصمیم‌گیری. برای ارزیابی گزینه‌های پیشنهادی، اعضا می‌توانند به بررسی این موضوع بپردازند که هر گزینه تا چه حد می‌تواند در دست‌یابی به اهدافی که در آغاز فرآیند تصمیم‌گیری تعیین شدند موفق عمل خواهند کرد.
۶- تصمیم‌گیری:
اگر اتخاذ تصمیم نهایی در گروه مشکل است از پیشنهاد متقابل و نظارت فکری برای دست‌یابی به نتیجه بهره‌گیرید. تعیین اینکه چه زمانی باید به نظارت فکری و پیشنهادها و مشورت‌ها پایان داد می‌تواند بسیار دشوار باشد. چنانچه گروهی زود تصمیم بگیرد ممکن است تمام احتمالات را در نظر نگرفته باشد و موجب تأخیر در تصمیم‌گیری شود و این تأخیر بیش از اندازه می‌تواند موجب اتلاف وقت گرانبها و حتی از دست رفتن فرصت حل مشکل شود. وظیفه شما به‌عنوان مدیر این است که به بحث‌ها خاتمه دهید، با تعیین مهلتی برای تصمیم‌گیری و ترغیب گروه خود برای استفاده از بهترین اطلاعات موجود در آن بازه زمانی این کار را انجام دهید.
۷- اعلام تصمیم:
بیشتر مدیران یکی از مهم‌ترین مراحل فرآیند تصمیم‌گیری را نادیده می‌گیرند و آن عبارت است از: اعلام تصمیم به کسانی که در اتخاذ آن مشارکت داشته‌اند یا تحت‌تأثیر آن قرار خواهند گرفت. پس از آنکه تصمیم نهایی توسط گروه گرفته شد برخی اعضا باید راه‌حل مورد علاقه خود را کنار گذارند. تمایل افراد به حمایت نهایی به این بستگی دارد که معتقد باشند فرآیند تصمیم‌گیری عادلانه بوده است. در اعلام تصمیم و جلب موافقت برای اجرایی ساختن باید اصولی را مدنظر داشت: توجه و فرصت ابراز عقیده، توضیح دادن دلایل تصمیم، انتظاراتی که از افراد بعد از تصمیم‌گیری را دارید را به‌طور شفاف مطرح کنید. افرادی که باید از تصمیم مطلع شوند تمام کسانی هستند که در پیاده‌سازی تصمیم مسئولیتی دارند و یا تحت‌تأثیر آن قرار خواهند گرفت. ممکن است لازم باشد ذینفعان دیگری در صورتی که اتخاذ تصمیم بر نحوه تعامل با آن‌ها اثرگذار باشد را نیز مطلع کرد.
۸- اجرای تصمیم:
حال زمان آن است که تعیین کنیم چه اقداماتی باید برای پیاده‌سازی تصمیم، اختصاص منابع و تعیین برنامه زمانی انجام گیرد. همراه با پیاده‌سازی تصمیم بر حسن انجام کارها باید نظارت داشت. انتظارات خود را شفاف مطرح کنید، مشوق تعیین کنید، در مورد پیشرفت اجرای طرح به کارمندان بازخورد ارائه دهید، خودتان در گفت‌و‌گوهای غیررسمی نحوه پیشرفت را از کارکنان جویا شوید و از طریق قدردانی از مشارکت افراد می‌توان به روند پیشرفت مراحل اجرایی کمک نمود. شرایط به مرور زمان تغییر می‌کنند و لازم است بدین منظور اصلاحاتی صورت گیرد، که از تغییرات کوچک و جزئی تا تغییرات بزرگ را در برمی‌گیرد.
– ارزیابی فرآیند تصمیم‌گیری:
بیشتر مدیران ارزیابی تصمیم را تا پایان فرآیند اجرای تصمیم آنقدر به تأخیر می‌اندازند که بسیار دیر می‌شود. ممکن است در اجرای آن تصمیم ایرادی وجود داشته باشد که بابت تأخیر در ارزیابی، فرصت اصلاح آن برای همیشه از دست برود.
چنانچه تصمیم‌گیری پنج ویژگی مؤثر را داشته باشد باعث می‌شود تصمیمات به نحوی اتخاذ گردند که احتمال موفقیتشان زیاد گردد که عبارتند از: وجود چندین گزینه برای تصمیمات، ایجاد بحث آزاد، آزمودن فرضیه، تعیین دقیق اهداف و منصفانه عمل کردن.
توجه دقیق به تمامی این مشخصه‌ها در طول فرآیند تصمیم‌گیری می‌تواند بسیار دشوار و وقت‌گیر باشد اما رعایت بیشتر این موارد احتمال موفقیت را در تصمیمتان افزایش می‌دهد. هر تصمیمی که گرفته می‌شود، به ویژه تصمیمات پیچیده، مطمئناً بر افراد دیگر تأثیرگذار است. این تأثیر می‌تواند به شکل اجتماعی و یا اقتصادی باشد و اغلب موجب می‌شود اخلاقیات و ارز‌ش‌های سازمانی در خطر قرار گیرد. در اتخاذ تصمیمات پیچیده اغلب نمی‌توان تنها به در نظر گرفتن هزینه‌ها بسنده کرد و در بیشتر موارد لازم است عوامل متعدد دیگری مورد بررسی قرار گیرند، به‌علاوه باید قضاوت صحیح اولویت هر یک از تصمیمات مورد بررسی قرار گرفته شود. راهنمای جامعی در خصوص اخلاقی بودن تصمیمات وجود ندارد اما حداقل مطمئن شوید که تصمیم شما دو معیار مطابقت با قوانین و مطابقت با منافع ذینفعان را دارا باشد.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.