خلاصه کتاب تفویض اختیار اثر برایان تریسی
محتوایی که در حال مطالعه آن هستید از کتاب ۱۰۱ مدیریت اثر دکتر مسعود بصیرنژاد برداشت شده است.
تفویض اختیار، یکی از مهم‌ترین وظایف همه مدیران است. محدود بودن وقت مدیران دلیل اصلی می‌باشد که تفویض اختیار را امری ضروری می‌سازد. البته تنها سپردن کار به سایر کارکنان نیست بلکه در صورت اجرای درست آن می‌توان زمینه افزایش توانمندی‌های کارکنان را فراهم آورد. یکی از تعاریف مدیریت عبارت است از: دست‌یابی به نتایج مدنظر با استفاده از دیگران. ارزشمندترین منابع موجود در هر سازمان منابع انسانی می‌باشد. مدیران ممتاز آنانی هستند که می‌توانند عملکردی با بالاترین کیفیت ممکن را از افراد زیردست خود دریافت کنند. یکی از وظایف مدیر فراهم ساختن زمینه رشد کارکنان است. وقتی کاری به ما سپرده می‌شود با دو گزینه روبه‌رو هستیم. آن کار را خودمان انجام داده و یا اینکه از فرد دیگری بخواهیم آن را برایمان انجام دهد.
باورهای نادرست که مدیر را از تفویض اختیار باز می‌دارد:
۱) وقت کافی در اختیار نداریم که توضیح کامل در مورد شیوه انجام کار به فرد دیگری بدهیم.
۲) کارکنان توانایی لازم را برای انجام کار مورد نظر ندارندکه در این مورد باید کارهای بیشتری از آنچه تاکنون انجام داده‌اند به آن‌ها داد و آزادی عمل هم بدهیم تا امکان اشتباه و یادگیری از اشتباهات خود را داشته باشند. ۳) اگر می‌خواهید کاری درست باشد خودتان انجام دهید که در نهایت بر تعداد کارهایی که باید انجام شود افزوده و جلوی پیشرفت مدیر را گرفته و همچنین در سطح عملیاتی باقی می‌ماند. ۴) در صورت تفویض اختیار، دیگران فکر می‌کنند شما در رأس امور نیستید، که این ویژگی مدیران خودخواه است. ۵) باور غلطی که اگر در هرکاری ماهر هستید باید آن را خودتان انجام دهید. شما از قانون ۷۰ استفاده کنید، اگر هر فردی ۷۰ درصد کار را به خوبی شما انجام دهد، آن کار را به او بدهید و وقت خود را آزاد سازید.
نقطه آغازین تفویض اختیار:
این است که برای شروع کار چه باید بکنیم، ابتدا برنامه‌ریزی مناسبی داشته باشیم و زمان بیشتری را صرف برنامه‌ریزی کنیم. در مورد کار سؤالات مناسبی مطرح نمایید و پیش‌فرض خود را شناسایی کرده و مورد آزمون قرار دهید و یا به فردی مناسب که به شکل مناسبی در چارچوب بودجه تعیین شده به انجام برساند بسپارید. و یا اینکه به بیرون سازمان بسپارید که با سرعت بیشتر و هزینه کمتر باشد.
مدل کارخانه‌ای- مدیریت:
که در این مدل باید هر فرد و هر واحد کاری تشکیل شده را همچون یک کارخانه فرض کنیم. هر کارخانه‌ای مجموعه‌ای از داده‌ها دارد. درون کارخانه، فعالیت‌هایی برای تولید به انجام می‌رسد و این فعالیت‌ها به تولید مجموعه‌ای از ستاده‌ها (محصول) که می‌توان آن را نتیجه نامید منتهی می‌گردد. هر فرد را همچون یک کارخانه فرض کنید. اهرم‌های مدیریتی شما را قادر می‌سازند تا به چند برابر نتیجه‌ای که افراد معمولی به آن می‌رسند دست یابید.
بخش نتایج عمده را مشخص سازید:
که دارای سه ویژگی است: ۱- شفاف، مشخص و قابل اندازه‌گیری است . ۲- کاملاًًً در اختیار شماست. اگر شما آن را انجام ندهید، فرد دیگری نمی‌تواند آن را انجام دهد. ۳- اصلی‌ترین فعالیت آن شغل است.
معیارهایی برای عملکرد ممتاز تعیین کنید:
اگر می‌خواهید کارکنان شما عملکردی بسیار بالا داشته باشند، عملکرد ممتاز برای شرکت و یا واحد خود تعریف نمایید. بین عملکرد عمومی و ممتاز تفاوت وجود دارد.
مدیریت بر مبنای اندازه‌گیری سبب بهبود پیوسته و همیشگی در سطوح فردی و سازمانی می‌گردد. هر آنچه مورد سنجش قرار می‌گیرد، به انجام می‌رسد. عملکرد ها را به‌طور منظم باهم مقایسه کنید. عملکرد ممتاز و برتر سبب انگیزش می‌شود. کاری کنید که کارکنانتان حس برنده‌بودن داشته باشند.
بر مبنای اهداف مدیریت کنید:
مدیریت براساس اهداف، یکی از فنون ارزشمند است. این کار در واقع فرآیندی بین مدیر و فرد زیردست است، هر قدر فرد زیردست بیشتر بتواند در مورد کار و یا هدف با مدیر گفت‌و‌گو کند بر میزان تعهدش افزوده می‌شود. بر سر گام‌هایی که باید برداشته شود توافق کنید و به‌طور پیوسته به ارزیابی و مقایسه بپردازید. در این مرحله کارکنان به توانایی خود برای انجام کارها اعتماد دارند و مدیر می‌تواند مدتی طولانی از محل کار خود دور باشد و در عین حال سازمان همچنان به روند کاری خود ادامه دهد.
هفت اصل کلیدی در تفویض اختیار:
۱) فردی متناسب با کار مورد نظر که از توانایی و مهارت لازم برخوردار باشد برگزینید. ۲) به‌تدریج تفویض اختیار کنید و حس اعتمادبه‌نفس را در فردی که به او کاری سپرده می‌شود، به‌تدریج تقویت کنید تا بفهمد از توانایی تکالیف بزرگتر هم برمی‌آید. ۳) کل کار را تفویض کنید، هرکدام از کارکنان باید حداقل یک تکلیف ویژه داشته باشد و در واقع مسئولیت صددرصدیِ آن تکلیف باید به عهده همان یک نفر باشد. ۴) اهداف باید مشخص باشد، کارکنان باید در مورد نتایجی که از آن‌ها در هنگام تکمیل کار انتظار می‌رود اطلاعات دقیق و روشنی ارائه نمایند. ۵) پنجمین مهارت مشارکت و گفت‌و‌گو می‌باشد: وقتی کارکنان به مدیر خود دسترسی داشته باشند تعهد بیشتری برای انجام درست کار خواهند داشت. ۶) اختیار و مسئولیت را هم‌زمان تفویض کنید، اختیارات متناسب با مسئولیت کار مربوط به کارکنان خود بدهید. ۷) آخرین اصل این است که به او آزادی عمل بدهید. مسئولیت کار را به فرد زیردست خود بسپارید و کار را تا زمانی که به اتمام نرسیده پس نگیرید.
با توجه به استثنائات مدیریت کنید:
زمان ارزشمندترین منبع شماست. به‌عنوان مدیر کارهای مختلف را از طریق کارکنان به انجام برسانید. برای فردی که کار به او سپرده شده توضیح دهید که اگر کار طبق برنامه زمانی و بودجه تعیین شده پیش رفت، نیازی به ارائه گزارش از سوی او نیست.
مانند یک معلم باشید:
هیچ‌وقت فرض نکنید که دیگران همه چیزهایی که شما می‌دانید را می‌دانند، همیشه جزئیات را به‌طور مشخص بیان کنید و به کارکنان بگویید انجام چه کاری را از آن‌ها انتظار دارید و دلیل آن را بیان کنید. در سنجش آموزش پرسنل از پرسشگری کارکنان استقبال کنید و به آن‌ها بگویید اگر سؤالی داشتند می‌توانند نزدتان بیایند و اگر مشکلی داشتند آماده کمک هستید.
اعتمادبه‌نفس کارکنان خود را بالا ببرید:
اعتمادبه‌نفس کارکنان دلیل اصلی ایجاد شادی و عملکرد بالاست. شاید مؤثرترین شیوه برای افزایش اعتمادبه‌نفس در میان کارکنان این باشد که انتظارات مثبت و باوری که به توانمندی‌هایشان داریم را به‌طور پیوسته اعلام نماییم.
تصمیم‌سازی را تفویض کنید:
یک فرآیند ۴ مرحله‌ای برای حل مسأله و تصمیم‌سازی وجود دارد. ۱) نوشتن: زمانی که مسأله‌ای پیش آمده و یا تصمیماتی باید اخذ شود به‌صورت دقیق و مشخص یادداشت کنید. ۲) تعیین دلایل: عوامل و دلایل مشکل را شناسایی و تعریف کنید. ۳) شناسایی راه‌حل: همه راه‌حل‌ها را بررسی کنید، برای هر مسأله‌ای بیش از یک راه‌حل داریم. ۴) تصمیم‌گیری: زمانی که راه‌حلی پیدا می‌شود دلیل این انتخاب را باید توضیح دهید و با در نظر گرفتن جوانب بهترین راه‌حل را برگزینید.
روند اجرای انتظارات خود را پیگیری کنید:
زمانی که کاری را به دیگران تفویض می‌کنید پیگیری روند آن مهم خواهد بود. همیشه به‌طور منظم از کارکنان خود سرکشی کنید و از نتیجه کار زیردستان خود آگاهی پیدا کنید. ارائه منظم بازخورد یکی از عوامل اصلی ایجاد انگیزه در دنیای شغلی است و مهم‌ترین شیوه برقراری ارتباط بین شما و کارکنان می‌باشد. بازخورد تنها به‌صورت خوب یا بد نمی‌باشد بلکه می‌توان بازخوردی خنثی که بیانگر موقعیت فعلی است ارائه کنید. در زمان بازخورد مثبت در همان لحظه به کارکنان خود پاداش دهید. همیشه اجازه اشتباهات سهوی را به کارکنان خود بدهید. هدف شما باید تشویق کارکنان برای انجام نهایت تلاششان باشد. پیوسته آن‌ها را تحسین و تشویق کنید و بگذارید بدانند چقدر برای شرکت مهم و ارزشمند می‌باشد.
مدام به کارکنان خود انگیزه بدهید:
۵ عامل انگیزه‌بخش داریم که همه روزه از آن برای افزایش انگیزه استفاده کنید. ۱) پذیرش افراد: افراد نیاز به پذیرفته شدن به‌عنوان فردی مهم توسط مدیر خود دارند. ۲) سپاسگزاری: واژه متشکرم قدرتمندترین واژه می‌باشد. ۳) تحسین: آن‌ها را تحسین‌کرده و از اینکه برای واحد شغلی شما سودمند هستند تعریف کنید.۴) باید دلایلی برای ستودن کارکنان بیابید. ۵) به آن‌ها توجه کرده و به دقت گوش کنید.
رهبری موقعیتی را به کار گیرید:
تجربه مستقیم عملی و فردی تنها راه برای افزایش بلوغ کاری هر فرد است. افرادی که بلوغ کاری بالایی دارند در انجام کار کاملاًًً شایستگی دارند و آن کار را به نحو احسنت انجام می‌دهند. اما بلوغ متوسط نیاز به گفت‌و‌گویی نتیجه‌محور با مدیر و دریافت بازخورد از او دارد و نیازمند تعریف دقیق و شفاف از طرف شما است. کارکنان را از نظر بلوغ کاری به پایین، متوسط و بالا دسته‌بندی کنید و سپس سبک مدیریتی خود را تغییر دهید.
سبک‌های اصلی شخصیتی مدیر:
باید سبک شخصیتی و نیز رویکرد خود در قبال کارکنان را با توجه به سبک شخصیتی آن‌ها تغییر دهید. ۴ دسته اصلی داریم: ۱) درون‌گرا ۲) برون‌گرا ۳) رابطه‌گرا ۴) وظیفه‌گرا. مدیران ممتاز زمانی را برای دست‌یابی به مهارت کنار آمدن با سبک‌های مختلف شخصیتی اختصاص می‌دهند. برای برقراری رابطه کاری خوب با هر یک از این انواع سبک‌های شخصیتی باید گاهی از سرعت خود کاسته و با توجه به نوع شخصیت طرف مقابل عمل کنیم.
سه سبک مختلف رهبری:
۱) سبک خودرأی، حالت نظامی‌وار: بسیار سخت‌گیرانه است و مشکل این‌جاست به محض ورود به محل کار، انجام امور متوقف و افراد می‌ترسند که کاری انجام دهند. ۲) سبک دموکراتیک: رئیس و کارکنان با هم کار می‌کنند و به‌عنوان یک راهنما و مربی برای کارکنان است. نظر کارکنان محترم است و اگر مدیر محل را ترک کند همچنان شرکت با بهره‌وری و سودآوری بالایی به کار خود ادامه می‌دهد. 3) سبک لجام گسیخته: آزادی کاملی به هر یک از کارکنان می‌دهد، در این حالت شرکت مذکور به کلی از هم می‌پاشد و یا در سطح پایین به عملکرد خود ادامه می‌دهد.گاهی اوقات برخی مدیران یک یا چند سبک رهبری را در هم می‌آمیزند و برحسب نیاز محیط کاری از یکی از سبک‌ها بهره می‌برند.
تفویض اختیار معکوس:
جهت جلوگیری از این امر باید کار را دوباره به فرد بازگرداند و شما کار کارمند را انجام ندهید. بگذارید خودشان مشکلات را حل کنند تا سوءتفاهم و جانب‌داری از طرف شما پیش نیاید.
پنج اصل کلیدی برای اثربخشی مدیریتی:
۱) افراد را در برابر کارها و تکالیف خودشان مسئول و پاسخگو بدانید.
۲) کارکنان خود را همچون اعضاء خانواده بدانید.
۳) از عامل دوستی و رفاقت استفاده کنید.
۴) قانون طلایی، آن‌گونه که دوست دارید با شما رفتار شود با کارکنان رفتار کنید. ۵) بدانید که ارزشمندترین منابع موجود در کار شما منابع انسانی می‌باشد.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.