خلاصه کتاب قواعد مدیریت اثر جو اوئن
محتوایی که در حال مطالعه آن هستید از کتاب ۱۰۱ مدیریت اثر دکتر مسعود بصیرنژاد برداشت شده است.
گروهتان را مدیریت کنید:
در ابتدا باید بدانید گروهتان از شما چه میخواهد. اکثر کارکنان صنایع مختلف درباره انتظاراتشان اتفاق نظر داشتهاند.
الف- داشتن چشمانداز:
کارکنان میخواهند بدانند به کجا میروند و اهداف برایشان روشن باشد و بتوانند در راستای رسیدن به اهداف گام بردارند. زمانی که مدیر چشمانداز روشنی نداشته باشد، سردرگمی کارکنان را در پی خواهد داشت.
ب- توانایی انگیزهبخشی:
افراد زمانی انگیزه پیدا میکنند که برای اهداف ارزشمند کار کنند، نقش پرمعنا در گروه داشته باشند، در کار از آنها حمایت شود، همکاران خوبی داشته باشند، تلاشهایشان به چشم بیاید و احساس امنیت داشته باشند. برخی از مدیران کارهای ساده و پیشپا افتاده به کارکنانشان محول میکنند که موجب بیانگیزهشدن آنها میشود، چرا که احساس میکنند نقش مفیدی در سازمان ندارند. برای اینکه بتوانید به گروهتان انگیزه بدهید باید سبک مدیریت شما بر مبنای اعتماد باشد. شما بهعنوان یک مدیر باید نشان دهید برای افراد ارزش قائل هستید و از آنها قدردانی و تشکر کنید. هیچگاه شأن و منزلت افراد را پایین نیاورید و بایستی با آنان همچون شریک تجاری برخورد کنید.
ج- مدیریت بحرانها:
هیچگاه از بحرانها نهراسید، آنها بهترین لحظهها هستند و باعث رشد سازمان میشوند. شما بهعنوان یک مدیر در زمان بحران باید تلاش کنید که به سرعت وارد عمل شوید و از دیگران کمک بگیرید. برخی افراد در زمان بحران دنبال مقصر میگردند که نهتنها مشکلی را حل نمیکند بلکه تمام تلاشهایتان نتیجه عکس خواهد داشت. وانمود نکنید که مشکلی وجود ندارد و در عین حال تلاش کنید مثبت باشید.
د- صداقت و درستی:
صداقت و درستی بسیار مهمتر از اخلاقیات است. با کارمندانتان طوری رفتار کنید که به شما اعتماد داشته باشند. اعتماد باید شکل بگیرد نه اینکه ادعا شود. برای اعتمادسازی بیشتر باید ارزشهای درونی افرادی که با آنان برخورد دارید را بشناسید و به آنها احترام بگذارید. همواره تلاش کنید انتظاراتی که از شما دارند را برآورده کنید و به تعهداتتان وفادار باشید چرا که خلفوعده اعتماد را از بین میبرد.
هـ- قاطعیت:
در کارها و خواستههایتان در حین رعایت اخلاقیات با افراد قاطعیت لازم را داشته باشید. در صورتی که از عملکرد فردی راضی نیستید خواستههایتان را به او مطرح کنید.
مدیریت سازمان:
هنگامی که مدیر سازمانی میشوید باید به سرعت اوضاع را تحت کنترل خود درآورید که برای این کار در ابتدا باید برنامه داشته باشید، اگر برنامهای از مدیر قبلی به جا مانده به سادگی آن را نپذیرید و برنامه و اهداف خودتان را ملاک قرار دهید. برای رسیدن به اهدافتان گروهی مناسب را انتخاب کنید و آنها را حمایت کنید. شبکه مورد اعتمادتان را بسازید. برای ایجاد اعتماد به دنبال زمینههای مشترک مانند علایق و سلایق مشترک با افراد باشید. بدون اعتبار، هیچ اعتمادی بهوجود نمیآید. کسب اعتبار با کارهای کوچک آغاز میشود و اولین گام در این راستا تحویل کار در موعد مقرر میباشد.
تصمیمهای تأثیرگذار:
همان اول کار را تمام کنید و خودتان تصمیمگیرنده باشید. گاهی لازم است زیاد تکرار کنید تا در ذهن دیگران خواستههایتان شکل بگیرد، در محیط کارتان یک حامی و پشتیبان نیرومند داشته باشید که آمادگی حمایت از مقام و جایگاه شما را داشته باشد. دراینصورت ناخودآگاه دیگران از شما و تصمیماتتان پیروی میکنند. گاهی برای تأثیرگذاری بر روی افراد احساسات آنها را بر انگیخته کنید.
گزینههای محدود:
زمانی که تصمیم دارید پیشنهاداتی را ارائه بدهید تا حد امکان سعی کنید گزینههایتان را محدود کنید دراینصورت یک گام به رسیدن به هدفتان نزدیکتر میشوید.
پرهیز از ضرر و زیان:
خطرات محسوس در برنامه و طرحهایتان را خیلی برجسته نکنید زیرا همه افراد از تحمل ضرر و زیان نفرت دارند و مشهود بودن ریسک در برنامههای شما منجر به عقبنشینی افراد میگردد.
چارچوببندی:
مذاکرات را طوری پیش ببرید که بتوانید نیازهایتان را بیان کنید. مفروضات و اطلاعات را به نحوی دستهبندی و تنظیم کنید تا منجر به تصمیم درست و دلخواه شوند.
مدیریت بودجه:
در ابتدای سال بودجه واحد خود را تعیین کنید. در واقع بودجه تعهدی میان مدیران است، یعنی در ازای بودجه تخصیصی، نتایج مورد انتظار باید حاصل شود. شما بهعنوان یک مدیر باید نظارت کامل بر نحوه مصرف بودجه داشته باشید و همچنین اختیار آن را کامل در دست بگیرید و فقط بخشی از آن را در اختیار کارکنان خود قرار دهید.
مقابله با اشتباهات:
این هنر شماست که چگونه بتوانید مشکلات پیشآمده را مدیریت کنید. هیچگاه دنبال مقصر نگردید و مسئولیت اشتباه خود را بپذیرید. به جای صرف کردن وقت بر روی پیدا کردن مقصر، دنبال راهحل باشید و سکوت نکنید. مشکلات به خودی خود حل نمیشوند و شما بایستی به سرعت عمل کنید. هرچقدر زمان بیشتر بگذرد مشکل پیچیدهتر میشود. در هنگام بروز مشکلات خودتان به مدیر مافوقتان اخبار را منتقل کنید. همیشه مثبت باشید و رویههای مثبت را پیش بگیرید تا اطرافیانتان نیز بر همین رویه کارشان را پیش بگیرند.
مدیریت پروژه:
برای مدیریت پروژه نیاز نیست از ابتدا شروع کنید، بلکه باید انتهای کار را در دست بگیرد و اهداف خود را روشن کنید. همه گامهای مورد نیاز برای اتمام پروژه را بشناسید و مراحل کار را شناسایی کنید. کارهای زمانبری که باید انجام شوند را شناسایی کنید. پس از جمعآوری دادهها، برنامه تفصیلی و جزئیات هر مرحله را در قالب برنامهریزی تدوین کنید. یکی از اصول مهم در مدیریت پروژه این است که پیشبینی از تهدیدها و موانع داشته باشید. داشتن گروه مناسب که بتوانند پشتیبان شما باشند بسیار تأثیرگذار هست، درغیراینصورت استرس و بیخوابی را به جان خود خریدهاید.
همکارانتان را مدیریت کنید:
در مدیریت قدیم فقط هوش عقلانی مدیران حائز اهمیت بود اما امروزه هوش هیجانی و سیاسی نقش پررنگتری دارند و بسیارند افرادی که ضریب هوشی بالایی ندارند ولی با هوش سیاسی و هیجانی خود توانستهاند در کار خود بیشترین پیشرفت را داشته باشند. هوش هیجانی یعنی توانایی هدایت کسانی که تحت کنترل شما نیستند و بیشتر بر موضوع ارتباط مناسب افراد با یکدیگر تأکید میکند و هوش سیاسی هنر مدیریت سیاستهاست.
سبک مدیریت:
بایستی تلفیقی از سبکهای مختلف برگزیده شود تا بتوان تعادل را برقرار نمود. میبایستی در موقعیتهای مختلف سبک و شیوه متناسب با آن موقعیت را پیادهسازی نمایید. در ادامه ویژگیها و مزایا و معایب هر سبک مدیریتی شرح داده شده است:
| آثار منفی | آثار مثبت | توصیف | سبک |
| با صدای بلند سخن میگوید و دیگران را کمتر به حساب میآورد | شوق، اشتیاق و انرژی زیادی از خود ساطع میکند | از دیگران انرژی میگیرد، قبل از سخن گفتن فکر نمیکند | برونگرا |
| کمتر سخن میگوید و در میان جمع معذب است | متفکر است و به دیگران نیز فرصت فکر و عمل میدهد | از درون خود انرژی میگیرد و قبل از سخن گفتن خوب فکر میکند | درونگرا |
| بهره هوشی پایینی دارد و از قوه تخیلش کمتر بهره میگیرد | عملگرا، با اراده و جزئینگر است | به دنیای بیرون میپردازد و به واقعیتها بیشتر توجه دارد تا اندیشهها و افکار | شعوری |
| دمدمی مزاج، غیرعملگرا و واقعیتگریز است | خلاق است و از قوهی تخیلش بیشترین بهره را میگیرد | به ایدهها و خود درونش توجه دارد | شهودی |
| سرد و بیروح است | منطقی، عاقل و روشنفکر است | از عقل و منطق برای تصمیمگیری استفاده میکند | متفکر |
| سادهلوح، بیحواس، دلسوز و دلرحم است | مهربان و فهیم است | به حرف دلش گوش میدهد | احساساتی |
| وسواسی، بیاراده، غیرعادی، عصبی، سختگیر و پایبند به مقررات است | اصول اخلاقی را در کار رعایت میکند، متمرکز و قابل اعتماد است | منظم، با برنامه و اهل سازماندهی است | قضاوت پیشه |
| تنبل، نامرتب، بیهدف و غیرقابل اعتماد است | بین کار و زندگی تعادل برقرار میکند و از کار کردن لذت میبرد | همه گزینهها را نگه میدارد و فرصتطلب است | ملاحظهکار |
تعریف و تمجید:
به همه افراد احساس مثبت و خوبی منتقل میکند. تعریف و تمجید از افراد و کارکنانتان را در میان عموم انجام دهید، نباید کلی باشد بلکه خاص باشد و کارکنان شما بدانند بابت چه کاری تمجید میشوند و همچنین چه نقش مؤثری با انجام آن کار برای شما داشتهاند، ویژگی خاص افرادتان را شناسایی کنید و نشان بدهید چگونه توانستهاند به شما کمک کنند.
چگونه “ نه“ بگویید:
گاهی اوقات ” نه” گفتن از لحاظ اجتماعی وجهه خوبی ندارد. در سازمان افرادی ایده یا طرحی را ممکن است مطرح کنند و برای شما ایدهآل نباشد، در اینگونه موقعیتها هیچکاری نکنید و کار را بر عهده شخصی که ایده را مطرح کرده بیاندازید تا کارها را با سرعت پیش ببرد، دراینصورت وی صرفنظر میکند یا اینکه پای شخص دیگری را به میان میکشد و شما فرصت کافی برای تغییر ایده دارید. شیوه دیگری که میتواند به عمل نکردن ختم شود، پرتاب به سبک جودوکاران میباشد؛ یعنی اینکه ابتدا ایده را به بخش دیگری از سازمان برده و آن را آنجا معرفی کنید، سپس میتوانید ایده را به دلخواه باز طراحی کنید. یکی دیگر از راههای امتناع از پذیرفتن ایده این است که مسئولیت را به گردن دیگری بیندازید. شما میتوانید تأیید کنید که ایده خوبی هست ولی بهتر است توسط فرد دیگری به اجرا در بیاید و یا اینکه اظهار کنید ایده باید توسط بخش دیگری نیز تأیید گردد و آن را برای آن بخش طوری مطرح کنید که توسط آنها رد شود. یکی دیگر از راهکارهای اجتناب از به اجرا در آوردن ایدهها این است که از یک جنبه کوچک آن حمایت کنید و بزرگ جلوه دهید و سایر جوانب را کم اهمیت و کوچک نشان دهید. پس از اتمام، قسمتهای دیگر را مطابق میل خود تغییر و تحول میدهید.
مهارتهای روزانه مدیریت
الف- مدیریت زمان:
زمان خود را بهطور مؤثر مدیریت کنید. مدیریت زمان بدون اثربخشی مفهومی ندارد. این نکته را در نظر داشته باشید که سرعت تنها ملاک نیست بلکه مسیری که میپیمایید مهم است. ذهن خود را بر روی دستاوردها متمرکز کنید نه صرفاًً فعالیتها. تأخیر در انجام کارها اعتبار شما را زیر سؤال میبرد. سعی کنید از دوبارهکاری بپرهیزید و کار را از اول درست انجام دهید. در ترتیب انجام کارها تغییر ایجاد نکنید و مطابق با اولویتبندی کارها را انجام دهید. از فرصتهایی که زمان شما را به بطالت میگذراند بهترین استفاده را انجام دهید، وقایع روزانه خود را طوری مدیریت کنید که رفاه و آسایش شما را به همراه داشته باشد و همچنین سعی کنید انتظارات دیگران را مدیریت کنید و زمان تحویل کار را به مدیران ارشد اعلام نمایید.
ب- چگونه بخوانید:
دیدگاهتان را قبل از خواندن متن درباره موضوع شکل دهید تا خواندن شما منفعلانه نباشد. با قضاوت و پیشداورانه متنها را بخوانید.
ج- چگونه بنویسید:
خوب نوشتن نشانه خوب فکر کردن است. در نوشتن تلاش کنید متناسب با خواننده بنویسید و بدانید خواننده از شما چه میخواهد. نوشته شما زمانی ایدهآل خواهد بود که بر پایه ایدهای ساده استوار باشد، ساده و کوتاه بنویسید. اختصار باعث روشنی تفکر میشود. نوشتههایتان را مثبت جلوه دهید، نیازی نیست درباره کارهایی که نمیتوان انجام داد گزارشی ارائه دهید. اظهارات خود را با دادهها اثبات کنید و دادهها را کنترل کنید. یک داده اشتباه اعتبار همه کوششهایتان را ویران میکند.
د- چگونه گوش دهید:
مهمترین مهارت گوش دادن، تفسیر و تعبیر سخنان طرف است. پس از شنیدن صحبتهای شخص، آن را به زبان خود خلاصه کنید تا تأیید کنید که مطلب را به درستی فهمیدهاید و همچنین بهخاطر بیاورید چه چیزی گفته شده است و همچنین شخص گفتههای قبلی را تکرار نکند.
هـ- چگونه گفتوگو کنید:
زمانی که میخواهید در جمعی گفتوگو کنید تصویری از خودتان در ذهن دیگران ایجاد میکنید. شاید افراد محتوای سخنان شما را پس از گذشت زمان به یاد نیاورند اما اینکه چگونه ظاهر شدید و چه تصویر ذهنی از خودتان ساختهاید در ذهن آنها میماند. در هنگام گفتوگو شور و اشتیاق داشته باشید تا همین احساس را به دیگران نیز منتقل کنید و بهعنوان فردی پرشور شناخته شوید نه ملالآور و خستهکننده.
و- هنر یک جلسه خوب:
پیش از اینکه در جلسهای شرکت کنید، باید از نتایجی که میخواهید از آن جلسه بگیرید مطلع باشید و برای شرکت در جلسات، برنامهریزی برای هدایت موضوع داشته باشید.
مسیر شغلیتان را مدیریت کنید:
یک مدیر خوب میآموزد چگونه افراد، بودجهها، وظایف، مشتریان و بسیاری از موضوعاتی از این دست را مدیریت کند. مسیر شغلی بیشتر افراد با یادگیریِ یک حرفه و مهارت آغاز میشود. اگر مهارتها را به خوبی فرا بگیرید، ارتقا مییابید و با نخستین بحران شغلی خود بهطور صحیح روبهرو میشوید. از یک مدیر انتظار نمیرود که وظایف افراد تحت مدیریت خود را انجام دهد. مدیر افراد مناسب را انتخاب میکند و به آنها آموزش و انگیزه میدهد تا در موقعیتهای صحیح با یکدیگر همکاری کنند. مدیر باید مجموعه جدیدی از مهارتها را بیاموزد، بهجای اینکه بازیکن خوبی باشد. از ویژگیهای مدیر هدفمند میتوان به: جاهطلب بودن نسبت به خود و سازمان، سیاست داشتن در کار، مثبت و پرانگیزه بودن، انجام امور حتی در حین رفتوآمد با وسایل نقلیه و مدیریت زمانهای شلوغ اشاره کرد.
قواعد جدید مدیریتی میگوید آدمی باید دورنمایی از ارتقاء شغلی خود داشته باشد تا بتواند کار و حرفه خود را مدیریت کرده و مدیری توانا گردد. برای سر بودن در کارها و پیشرفت باید مدعی کسب شهرت، تصمیم گرفتن درست در لحظات حساس کار و تصویری درست ساختن از جزئیات کار را داشت. دراینصورت میتوانید بهترین چهره را از خود در شرکت بروز دهید. مدیریت در بخشهای میانی کار جزء سختترین مرحله هر شغلی میباشد اما سطوح بالای مدیریتی بسیار سادهتر، به همراه مزیت فراوان شغلی میباشد که سرنوشت کاری خوبی رقم میزند. همیشه مدیران میانی موفق، در کارکردن با همهگونه افراد، تبحر دارند. و مهارتهای رابطه با افراد را بهخوبی میدانند.
زمانی وقت ترک کردن محلکار است که علاقهای به آن کار نداشته باشید و یا تجربه و مهارتهای مناسبی کسب نمیکنید. همچنین اگر در تیررس اخراج قرار دارید، بهترین زمان ترک کار است. فقط در پایان ترک کار درست رفتار کنید و از کارفرمای خود بدگویی نکنید. زیرا در سالهای آتی این گفتههای شماست که به شما امتیاز و برتری داده و منجر به کسب تجربیات و نقش مناسب برای شما خواهد شد.
بهترین مدیر شخصی است که با او بهطور معجزهآسایی در شرکت به اوج برسید و بهطور شگفتانگیزی ترقی کنید. مدیر بیکفایت و ضعیف با اخراج کردن پرسنل، بیکفایتی خود را مخفی میکند. پس ارزش دارد از داشتن مدیری که در مسیر درست حرکت میکند مطمئن شوید. هیچ مدیری ماندگار نیست اما برای مدیرتان وفادار و حامی باشید، خود را همیشه آماده به انجام کار نشان دهید. برای مدیرتان قابل اطمینان، بلندپرواز، باهوش و سختکوش باشید. هرگز به مدیر خود وابسته نشده و مطمئن شوید شبکه حمایتی خود را در شرکت دارید، بهطوریکه اگر مدیرتان از شرکت رفت یا اوضاع دشوار شد جایگزینهایی داشته باشید. داشتن مدیر بد بهترین فرصت است تا بتوانید خود را محک بزنید که چگونه مدیر بد را مدیریت کنید. چون حتماًً نقطه مثبتی داشته که مدیر شده، پس در حالت معمول نقطه قوت برجسته را در میان ضعفهایش یاد بگیرید. اگر بتوانید مدیر خود را مدیریت کنید یعنی به نحو احسن یاد گرفتهاید چطور دیگران را به بهترین شکل مدیریت کنید. مدیریت و رهبری دو مقوله جدا هستند. رهبری آرمانیتر از مدیریت است اما در برخی مواقع مدیریت دشوارتر است. شاید رهبران دنیا را تغییر دهند ولی نیاز به مدیریتی بوده تا بفهمند چگونه سیستمها را بهکار بیندازند. مدیران ابهامات را شفافسازی کرده و استرس و فشار کاری را کنترل میکنند. مدیریت در کل شاید دشوار باشد اما اگر آسان بود این همه ارزشمند نبود.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.