خلاصه کتاب مدیریت پروژه اثر ماری گریس دفی
دستاوردهای مدیریت پروژه:
مدیریت پروژه کاری پیچیده، چالش برانگیز، خلاقانه و ملالآور است و فرآیندی با پتانسیلهای نامحدود و گاهی الگوهای پیشبینی نشده است.
پروژه چیست؟
پروژه کاری است که باید انجام شود و نقطه پایان مشخصی دارد. معمولاًً در کسبوکار پروژه مجموعهای از فعالیتهای مرتبط به هم است که ممکن است با همکاری گروهی از افراد در یک بازه زمانی مشخص انجام شود.
معمولاًً چرخه عمر یک پروژه معمولی شامل: برنامهریزی، مهیاسازی، اجرا و تکمیل میباشد.
* چگونه پروژه را برنامهریزی کنیم:
در هر فاز معیارهای زیادی برای پیشبینی مراحل فرآیند مدیریت پروژه وجود دارد. این معیارها در فاز برنامهریزی عبارتند از:
– شناسایی مشکل اصلی:
قبل از هر چیز مسأله اصلی که قرار است پروژه آن را حل نماید را باید شناسایی نمایید.
– شناسایی ذینفعان:
برای شناسایی ذینفعان باید موارد زیر را در نظرگرفت: چه کسانی از نتایج پروژه تأثیر میپذیرند، چه کسانی هزینه پروژه را تأمین میکنند و چه کسانی از این پروژه سود میبرند. پس از شناسایی آنها باید با این افراد به تعامل بپردازید تا ببینید تعریف آنها از موفقیت در پروژه چیست.
– تعیین اهداف پروژه:
هرچه در آغاز اهداف را دقیقتر تعریف کنید در پایان اختلافنظر کمتری پیدا میکنید. در هنگام تعیین هدف باید ویژگیهای زیر را در نظر بگیرید: هدف باید واضح، قابل اندازهگیری، اجرایی، واقعبینانه و محدوده زمانی داشته باشد.
– سبک سنگین کردن ( ارزیابی ) راهکارها:
این فرمول را در نظر بگیرید: هزینه + زمان = کیفیت
هرکدام از این متغیرها را تغییر دهید خروجی تغییر خواهد کرد. یکی از مهمترین کارهای مدیر پروژه این است که تصمیم بگیرد چگونه بین زمان، هزینه و کیفیت توازن ایجاد کند.
– مشخص کردن فعالیتها:
بسیاری از پروژهها به دلیل تمرکز بیش از حد بر یکی از جنبههای کار و یا دست کم گرفتن هزینه و زمان لازم برای اتمام کار شکست میخورد.
– استفاده از روش شکست کار:
مفهوم شکست کار تقسیم یک فعالیت پیچیده به فعالیتهای کوچکتر و سادهتر است. برای این کار باید از خود بپرسید برای تحقق هدف چه کارهایی باید کرد، این سؤال را آنقدر تکرار کنید تا وظایفی که مشخص کردید قابل تفکیک به کارهای کوچکتر باشد و تعیین کنید هر کدام از این کارهای خرد شده به چقدر زمان و هزینه نیاز دارد.
– چگونگی آغاز پروژه:
مهمترین مراحل در فاز اجرای پروژه عبارتند از: ۱- تشکیل تیم ۲- تنظیم جداول برنامهریزی ۳- بودجهبندی
– تشکیل تیم:
اول باید بررسی نمایید که برای انجام این پروژه چه مهارتهایی نیاز است. ممکن است تیم شما را از قبل چیده باشند دراینصورت باید توانایی هر فرد را شناسایی کرده و اگر مهارتی مورد نیاز است باید به نیروها آموزش داده شود. اما اگر تیم را خودتان چیده باشید هر فرد را بهخاطر مهارتی خاص انتخاب نمودهاید و دیگر نیازی به این مرحله نیست.
– تنظیم جداول زمانی:
شما باید با توجه به منابعی که دارید بررسی کنید که پروژه چه زمانی به اتمام خواهد رسید. در بیشتر پروژهها زمان آغاز و پایان کار مشخص میشود ولی به منابع موجود توجهی نمیشود. پروژهها معمولاًً بیشتر از آنکه فکر میکنید به طول خواهد انجامید.
– تنظیم بودجه:
بودجه، طرح یا برنامهریزی مالی پروژه است. برنامه، پروژه را به کمیتهای قابل اندازهگیری تبدیل میکند و نشان میدهد منابع پروژه چه هزینهای در بردارند.
– چگونگی مدیریت پروژه:
عملیاتی کردن برنامهها، شروع فاز اجرایی پروژه است. وقتی در مسیر اجرای پروژه از نقطه آغاز به پایان حرکت میکنید اطمینان حاصل کنید که در مسیر اصلی هستید. باید بسته به اندازه و پیچیدگی پروژه سیستمی برای نظارت بر پروژه انتخاب کنید که بر حسب تجربه به آن رسیدهاید. تصمیم بگیرید چه وظایفی را باید به دیگران محول کنید. بعد از تفویض، به اعضاء تیمتان اعتماد کنید. روشی برای نظارت و کنترل مناسب پروژه خود انتخاب کنید.
– پایش بودجه پروژه:
یکی از مهمترین وظایف مدیر پروژه پایش بودجه است. باید مراقب هزینههایی که در عمل انجام میشود باشید تا با هزینههای پیشبینی شده مطابقت داشته باشد. همچنین باید از کیفیت پروژه اطمینان حاصل کنید زیرا بدترین چیز برای مدیر پروژه نارضایتی کارفرما و مشتری است. یکی دیگر از کارهای مهم و حیاتی مدیر پروژه، تعریف سیستم مناسب گزارشدهی به ذینفعان است. اگر مشکلی را پنهان کردید، مطمئن باشید بعد از مدتی به یک بحران تبدیل میشود.
– مدیریت مسائل:
یکی از مهیجترین قسمتهای مدیریت پروژه مواجه شدن با مسائل غیرمترقبه است. یکی از شایعترین مسائل در مدیریت پروژه عقب افتادن پروژه از برنامه زمانبندی است. گاهی اوقات تأخیر غیرقابل اجتناب است.
علاوه بر تغییرات غیرقابل پیشبینی، در برخی پروژهها، “تغییر مأموریت” نبردی دائمی برای مدیر پروژه محسوب میشود.
مدیریت مسائل انسانی یکی دیگر از چالشهاست که مدیر پروژه باید آن را کنترل کند.
میتوانید چند اقدام را قبل از اینکه مجبور به پذیرش تأخیر شوید انجام دهید:
مذاکره مجدد: با سهامداران و ذینفعان برای افزایش بودجه یا اختصاص زمان بیشتر.
جبران در مراحل بعدی: اگر ممکن باشد از زمانهای باقیمانده استفاده کنید تا در مراحل بعدی تأخیر را جبران نمایید.
افزایش منابع: باید بررسی کنید و اگر امکانش وجود داشته باشد کارکنان یا ماشینآلات بیشتری را به کار گیرید.
جانشین کردن: میتوانید مواد ارزانتر یا قابل دسترستر را جایگزین کنید؟ بررسی امکان تحویل چند مرحلهای، ایجاد انگیزه، اجابت درخواست.
– هماهنگی امور پایانی:
مرحله نهایی در چرخه عمر پروژه فاز اتمام است. اگر به دلیل پارهای از مشکلات پروژه بیشتر از زمان مورد انتظار به طول بینجامد یا نتیجه کمتر از آنچه انتظار میرود باشد و یا هزینه نهایی دقیق برآورد نشده باشد باز هم باید برای زحمات تیم ارزش قائل شد.
– ارزیابی نهایی:
منظور جمع کردن اعضاء تیم برای آخرین بار برای بررسی ۲ مورد است: ۱- چه کارهایی با کیفیت مطلوب انجام شده است. ۲- چه کارهایی به خوبی انجام نشده است.
از ارزیابی نهایی بهعنوان فرصتی برای یادگیری استفاده کنید نه بازخواست و مچگیری، زیرا اگر اعضاء تیم بترسند که بابت مشکلات قبلی تنبیه شوند به جای طرح آنها برای یافتن راههای بهتر آن را مخفی میکنند.
– تهیه گزارش نهایی:
اطلاعاتی که در گزارش درج میشوند نه تنها برای اعضاء تیم مفید خواهد بود بلکه میتواند برای تمام کسانی که ممکن است در پروژههای بعدی با این مسائل برخورد کنند قابل استفاده باشد.
ارزیابی نهایی خوب معمولاًً شامل موارد زیر است: وضعیت فعلی پروژه، وضعیت آینده، وضعیت فعلی کارهای مهم و بحرانی، ارزیابی ریسک، اطلاعات مربوط به پروژههای دیگر، محدودیتهای تنظیم نهایی گزارش.
در آخر باید قدر تجربیاتی که در این پروژه بهدست آوردهاید را بدانید و با آسودگی به نتایجی که بهدست آوردهاید بیندیشید.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.