خلاصه کتاب هدف گذاری اثر پنی لوسی و لیندا هیل

مبانی هدف‌گذاری:

هدف‌گذاری فرآیندی رسمی است که طی آن مقاصد و اهدافی که برای کسب‌وکار واحد سازمانی خود دارید تعریف می‌شود.

انواع هدف:

هر مدیری برای افرادی که با او کار می‌کنند، می‌تواند ۲ نوع هدف تعیین کند. اهداف سازمانی: اهدافی ا‌ست که یک گروه کاری در یک دوره زمانی مشخص می‌خواهد به آن دست یابد. اهداف فردی: نشان می‌دهد هر فردی در تحقق اهداف واحد سازمانی چگونه نقش دارد.

اولویت‌بندی اهداف:

اهداف کوتاه‌مدت: اهدافی هستند که باید طی یک یا دو ماه مشخص شوند. اهداف بلندمدت: تحقق آن‌ها به چندین ماه و حتی چند سال نیاز دارد.

انواع هدف به ترتیب اهمیت:

اهداف حیاتی: برای ادامه کار ما ضروری است. برای تداوم انجام درست کارها یا حفظ مزیت رقابتی باید مورد توجه قرار بگیرد.

اهداف توانمندساز: شرایط مطلوب‌تری برای کسب‌وکار خلق کرده و یا فرصت جدیدی را برای شرکت ایجاد می‌کند.

اهداف خوب: بهبودهایی ایجاد می‌کند که کسب‌وکار را تقویت می‌کنند.

چگونگی تعیین اهداف هوشمندانه:

خاص بودن، قابل اندازه‌گیری بودن، امکان‌پذیر بودن، مربوط‌بودن، زمان‌دار بودن.

تعیین اهداف سازمانی:

شناسایی اهداف بالقوه: باید به‌طور منظم یک یا دوبار در سال فعالیت‌های مختلف واحد و نقش گروه‌های کاری را مرور کرد و به دنبال فرصت تعیین اهداف در حوزه‌هایی که بیشترین اثر را دارند باشید.

اولویت‌بندی و انتخاب اهداف:

بعد از انتخاب اهداف بالقوه باید فهرست را به اهدافی که واحد تحت مدیریت شما باید متعهد انجام آن بشود کوتاه کرد. سپس اهداف را باید در سه گروه الف، ب، ج اولویت‌بندی کرد.

اولویت الف: اهداف مهم و اساسی برای سازمان

اولویت ب: اهدافی که تا حدی مهم بوده و در درجه دوم اهمیت قرار دارند.

اولویت ج: اهدافی که اهمیت اندکی داشته و فوریت ندارند.

گام‌های شناسایی و اولویت‌بندی اهداف سازمانی:

۱- یک یا دو بار در سال فعالیت‌های واحد و نقش گروه‌های کاری را برای شناسایی اهداف بالقوه مرور کنید.

۲- معیاری برای اولویت‌بندی اهداف مشخص کنید.

۳- فهرست اهداف را مرور کنید و بر اساس معیاری که انتخاب کرده‌اید در گروه‌های الف و ب و ج قرار دهید.

۴- اهداف اولویت ب را دوباره مرور کنید و با توجه به اهمیتی که دارند در گروه‌های الف و ج قرار دهید.

۵- اهداف گروه الف را بررسی کرده و بر اساس میزان اهمیت فهرست کنید.

۶- اهداف گروه ج را می‌توان کنار گذاشت یا کمتر به آن اهمیت داد.

تعیین اهداف فردی:

علاوه بر اهداف سازمانی باید برای افراد هر واحد نیز هدف تعیین کرد. هریک از افراد زیر مجموعه نیاز به اهدافی دارند که بازتابی از اهداف کلی سازمان باشد. برای روشن کردن اهداف فردی باید مطمئن شد که تمام اعضاء تیم، اهداف سازمان را به روشنی می‌دانند. از همه افراد بخواهید که مجموعه‌ای از اهداف را برای خود تعریف کنند و سپس در مورد هر یک از این اهداف با یکدیگر به بحث بپردازید.

نکته‌هایی برای تعیین اهداف اعضاء تیم:

اطلاعات مورد نیاز را در اختیار اعضاء تیم قرار بدهید تا اهدافشان را توسعه دهند، زمانی‌که با هدف یک فرد موافقت می‌کنید منابع لازم را در اختیارش قرار دهید، کارکنان را تشویق کنید اهدافی را انتخاب کنند که نیاز به آموزش داشته باشند تا به این ترتیب مهارت‌های فردی خود را توسعه دهند، به کارکنان اجازه بدهید خودشان راه رسیدن به اهداف را مشخص کنند.

بیشینه کردن توفیق اهداف:

اهداف برای شما و کارکنانتان باید به یک اندازه اهمیت داشته باشد، در‌غیر‌این‌صورت با کوچکترین مانعی انگیزه خود را از دست می‌دهید. سعی کنید اهدافی که انتخاب می‌کنید خیلی دور از دسترس و بلندپروازانه نباشد زیرا باعث دلسردی و مأیوس شدن کارکنان می‌شود. همچنین اهدافی که خیلی دست پایین باشند نیز باعث می‌شود فرصت‌های پیشرفت را از دست بدهید. سعی کنید هدفی که انتخاب می‌کنید کوچک و خاص باشد. اهداف مبهم و گسترده باعث توفیق کمتری می‌شود زیرا باعث سردرگمی افراد می‌شود. سعی کنید مسئولیت هر یک از واحدهای زیردست خود را به‌طور کامل به آن واحد تفویض کنید چون اگر این کار را نکنید افراد شما مسئولیت رسیدن به اهداف را کاملاًًً متوجه شما می‌دانند.

تحقق اهداف:

برای اینکه اهداف امکان‌پذیر شوند باید آن‌ها را به کارهای واقعی‌تر تبدیل کنید یعنی اهداف کلیدی را بشناسید، ترتیب انجام کارها را مشخص کنید، برنامه زمانی کارها و شروع و پایان را مشخص کنید.

مدیریت موانع:

پیش از آنکه در راه رسیدن به هدفی گام بردارید موانع احتمالی پیش‌رو را شناسایی کنید، سپس راهکارهای مناسب برای مقابله با این موانع را طرح‌ریزی کنید. می‌توانید از استراتژی‌های زیرکمک بگیرید: ممکن است افراد شما انگیزه خود را برای رسیدن به هدف از دست داده باشند، در‌این‌صورت مجدد به افرادتان یادآوری کنید که چرا باید به این اهداف دست یابند. اگر ریسکی که در راه رسیدن به هدفتان وجود دارد خیلی بزرگ است، حل آن را به چندین وظیفه تقسیم کنید. قبل از اینکه برای رسیدن به هدفی متعهد شوید منابع در دسترس خود را بررسی کنید.

پایش و کنترل پیشرفت:

زمانی‌که شما و کارکنانتان به سمت اهدافی که تعیین کرده‌اید حرکت می‌کنید باید به‌طور مداوم پیشرفتتان را کنترل کنید و آن را به افرادی که در جریان هستند اطلاع بدهید. پایش به شما کمک می‌کند معیارهای تحقق اهداف را پیگیری کنید. برای این کار باید پیشرفت اهداف را به اطلاع افراد برسانید، منابع مورد نیاز را بررسی کنید و در زمان‌های لازم اتمام کارها را بازنگری کنید.

گام‌هایی برای پایش پیشرفت:

در مراحل زمانی مختلف وظایف و منابع مورد نیاز را بررسی کنید. زمانی‌که فکر می‌کنید به هدفی رسیده‌اید از دیگران بپرسید که آیا آن‌ها نیز همین فکر را می‌کنند. وقتی هدفی محقق می‌شود مرور کنید که چه فعالیت‌هایی خوب بوده‌اند و چه فعالیت‌هایی باید در آینده تغییر کنند.

تحقق اهداف:

استراتژی‌های زیر احتمال تحقق اهدافتان را افزایش می‌دهد: بر روی اهدافی تمرکز کنید که برای شما و دوستانتان خوشایند است، از مدیران ارشد و سایر کارمندان کمک بخواهید، بر روی کار در جهت اهدافتان اصرار داشته باشید و در نهایت وقتی به هدفی دست یافتید جشن بگیرید. هر هدف را به وظایف خاص بشکنید، وظایف را به ترتیبی که باید انجام شوند مرتب کنید، برنامه زمانی پایان وظایف را مشخص کنید، موانع پیش‌روی هر یک از اهداف را شناسایی کنید.

ارزیابی اهداف تعیین‌شده:

در حین حرکت به سوی اهداف زمانی را به بررسی مجدد اهداف اختصاص دهید، اینکه آیا هنوز اهداف  واقع‌بینانه هستند و آیا اهداف هنوز مطرح می‌باشد یا نه… پیش از تغییر اهداف خوب فکر کنید، تغییر مکرر اهداف باعث سردرگمی کارکنان می‌شود، اگر شرایط بیرونی سازمان تغییر کند و تحقق هدفی خاص، دیگر معنایی نداشته باشد این هدف باید بازنگری یا حذف شود.

ارزیابی اهداف پس از تحقق:

بعد از رسیدن به هدف باید آثار رسیدن به آن را ارزیابی نمایید. شما باید بررسی کنید که: آیا دیگران با شما درباره اینکه به هدف رسیده‌اید توافق دارند یا نه. هزینه تحقق اهداف را بررسی کنید. اگر هزینه اهداف با توقعات شما هم‌خوانی ندارد مشخص کنید که دستاوردهای هدف را بیش از حد برآورد نکرده‌ باشید.

یادگیری و کاربرد درس‌ها:

شناسایی درس آموخته‌ها در مسیر حرکت به سمت هدف، از مهم‌ترین مزایای فرآیند ارزیابی اهداف است. اگر به این نتیجه رسیده‌اید که هدفی آسان است، در آینده اهداف را کمی چالش                                                           ‌برانگیزتر نمایید. یا اگر هدفی را غیرواقع‌بینانه دیده‌اید مطمئن شوید که هدف بعدی شما واقع‌بینانه‌تر خواهدبود. همچنین اگر به این نتیجه رسیده‌اید که مهارت‌های کافی برای رسیدن به هدفی خاص را ندارید سعی کنید مهارت‌های خود را افزایش دهید.

در پایان با درس‌آموزی از تجربه‌های پیشین، مهارت‌های مدیریتی در شما تقویت و دست‌یابی به اهداف آتی برای شما آسان‌تر خواهد شد.