خلاصه کتاب ۵۲۵ نکته از زبان مدیران موفق اثر رن کولمن و جایلز بری

هنر اداره‌ افراد:

اگر کارمندانی دارید که اغلب غایب می‌شوند بدانید در سرکار احساس رضایت و راحتی نمی‌کنند. شما بایستی نیازهای اساسی کارکنانتان را فراهم کرده و رضایت شغلی ایجاد کنید. باید بدانید چه چیزی به کارکنانتان انگیزه می‌دهد. هنگام گزینش افراد دقت لازم را داشته باشید که مناسب این کار باشند و بهترین شرایط کاری که مقدور است، برای کارکنانتان ایجاد کنید. در مورد پیشرفت تک تک افراد صحبت کنید. افراد گروه باید احساس راحتی با شما داشته باشند و در همه شرایط سعی کنید که اعتبار خود را حفظ کرده و افرادتان به شما اعتماد داشته باشند. انسان‌ها پدیده‌ متفاوتی هستند، مدیریت افراد مانند هر هنر دیگری نیاز به تمرین دارد.

چگونگی استخدام وگزینش افراد:

شما زمانی موفق هستید که تمامی گروهتان کاردان و کارا باشند، بنابراین باید افراد مستعد را استخدام کنید و سازمان‌هایی که میزان تغییر و تبدیل کارمندانشان زیاد است، خیلی زود به‌عنوان کارفرمایانی نامطمئن در همه جا شهرت می‌یابند و افراد مستعد که بسیار مورد نیاز هستند و فرصت شغلی بسیاری دارند چندان علاقه‌ای به همکاری با چنین سازمان‌هایی نشان نمی‌دهند به‌عنوان مدیر هیچ مهارتی مهم‌تر از این نیست که بدانید چگونه کارمندانی بسیار توانا انتخاب و استخدام کنید. پیش از این که شخصی را استخدام کنید، معیارهای خود را دریابید. این‌گونه در ارزیابی افراد موفق‌تر خواهید بود. در هنگام ثبت آگهی، اطلاعات دقیق و توانمندی‌های مورد نیاز خود را درج کنید تا به انتخاب خود نزدیک‌تر باشید. برای گزینش کارمند حتماًً مصاحبه‌ای از پیش تعیین کنید که با دقت و مهارت انجام شود. در هنگام گزینش سعی کنید در حداقل زمان پاسخ به شخص متقاضی بدهید. اگر کسی مورد توجه شما واقع شده است، خوش‌شانس هستید. ولی حتی در این موقع هم کاملاًًً نمی‌توانید بدون تردید کار را به او بسپارید. اگر کسی باقی نمانده، بایستی تمام مراحل گزینش را از ابتدا انجام بدهید گرچه این کار مشکل است ولی بهتر از انتخاب شخص نامناسب است.

چگونگی برنامه‌ریزی:

مدیران شرکت‌ها بایستی شرایط و وضعیت کل شرکت را در نظر بگیرند و هدف‌های درازمدت و راهبردی شرکت را برنامه‌ریزی کنند. دانستن زمان تغییر سیاست، امری الزامی برای یک مدیر است. کارمندان شرکت باید از برنامه‌های مربوط به کل شرکت باخبر باشند تا نقش بهتری ایفا کنند و از گروهتان بخواهید مجلات تجاری و اقتصادی را بخوانند تا از رقبا باخبر باشند. در کار خود برنامه‌ریزی درازمدت داشته باشید و با کارکنان خود مشارکت کنید. برنامه را با افراد گروه در میان بگذارید و آن‌ها را از اطلاعات سازمان با خبر کنید.

چگونگی سازمان‌دهی:

شما به‌عنوان مدیر باید تلاش کنید که افرادتان بازده کارشان را بالا ببرند و حتی از آن‌ها برای بهبود و بازده کار نظر سنجی کنید. تهیه یک نمودار سازمانی که نشان دهد هر کدام از افراد زیر نظر چه کسی کار می‌کند تأثیر مهمی در سازماندهی دارد، افراد باید بدانند که مسئولیت چه کسانی را بر عهده دارند و به چه کسی باید پاسخگو باشند. همچنین به اعضاء گروه شرح وظایف مکتوب ارائه کنید و به افراد در حدود خود، آزادی عمل بدهید.

کنترل زمان و سرمایه:

شما به‌عنوان مدیر حقوق می‌گیرید، تا تفکر و رهبری کنید. زمان‌هایتان و کارهایتان را ثبت و طی روز زمان‌هایی را صرفاًً جهت برنامه‌ریزی صرف نمایید. بهترین استفاده را از زمان ببرید ولی در نظر داشته باشید که زمان‌هایی را نیز صرف تفریح خود کنید و از زمان استراحت خود کم نکنید. افراد گروهتان را تشویق کنید که هزینه‌های خود را تعدیل کنند و سرمایه شرکت را طوری خرج کنند که انگار سرمایه خودتان است.

چگونگی نظارت بر کار:

عملکرد خود را براساس هدف‌هایتان ارزیابی کنید و لحظه‌به‌لحظه نتایج معاملات را بررسی نمایید. در سازمان حرکت کنید و جریان کار را بررسی نمایید و همیشه در چارچوب سیاست شرکت عمل کنید. کنترل سرمایه شرکت را به حسابدارتان یا اداره حسابداری نسپارید.

چگونگی آموزش و پیشرفت افراد:

مدیران موفق به‌طور منظم کارمندان خود را در تمامی سطوح آموزش می‌دهند، تا عملکرد کارکنان را ارتقا دهند. آموزش بایستی در جهت دست‌یابی به هدف مشخص و روشن باشد تا نتیجه‌گرا باشد. بیشتر دانش و مهارت‌هایی که گروه شما به آن نیاز دارد در محدوده شرکت هست اما در صورت لزوم متخصصانی از خارج از شرکت برای آموزش افراد بیاورید. یک مدیر باید بتواند به اعضاء گروهش کمک کند تا استعداد خود را به عرصه‌ ظهور برساند، همیشه بایستی بازده آموزشی ارزیابی شود.

چگونگی حل مشکلات کارکنان:

در کوتاه‌ترین زمان ممکن باید مشکلات کارکنان را شناخت و هرچه سریع‌تر آن‌ها را رفع کرد. نادیده گرفتن مشکلات کوچک موجب بروز بحران‌های حاد می‌شود. در جریان کار همیشه مشارکت داشته باشید. شکایات افراد همیشه بایستی با صحبت رفع و رجوع شود. بیشتر نارضایتی‌ها نتیجه عدم موفقیت در برقراری ارتباط یا تبعیض و ناعدالتی است که احساس می‌شود.

چگونگی تصمیم‌گیری:

تصمیم‌گیری نیاز به تفکر و تأمل دقیق دارد. مدیران باید شرایطی ایجاد کنند که در آن اعضاء گروه تشویق شوند نظرات و ایده‌های جدید خود را بیان کنند. مدیران باید حدود اختیارات خود را برای تصمیم‌گیری بشناسند و در شرایط بتوانند تصمیمات درست را اتخاذ کنند. اگر از تصمیماتی که افراد مافوق شما گرفته‌اند ناراحت هستید با مدیر خود به آرامی صحبت کنید.

مشورت و مشارکت:

مدیرانی که تصمیمات خود را بدون استفاده از تجربه دیگران می‌گیرند، فرصتی ارزشمند را از دست می‌دهند و با مخالفت کارمندان هوشمند روبه‌رو می‌شوند. مدیران بایستی از تخصص و مهارت کارمندان خود و همکاران استفاده کنند. استفاده از تجربه دیگران در بازارهای متفاوت، راه‌‌های انتخاب بیشتر پیش‌روی شما می‌گذارد.

زمان‌بندی:

تصمیم درستی که دیر اتخاذ می‌شود به همان اندازه بی‌فایده است که تصمیم نادرستی زودگرفته می‌شود. مدیران بایستی مصمم باشند و تصمیم‌گیری درست انجام دهند. پس از تصمیم‌گیری، چالش بزرگترِ پیش‌رو، اجرای آن تصمیم است. هر چه در کار خود ترقی می‌کنید باید تصمیم‌های بزرگتر بگیرید. بسیاری از تصمیمات در عمل ناموفق از آب درمی‌آیند زیرا تصمیم‌گیرندگان پایبند تصمیم خود نیستند. در تصمیم‌گیری سعی کنید علاقه و اشتیاق نشان دهید.

چگونگی واگذاری مسئولیت به افراد:

مدیری موفق خواهد بود که در واگذاری مسئولیت موفق باشد. اینکه ساعات زیادی کار کنید افتخار نیست. به افرادتان اعتماد کنید و مسئولیت‌ها را به آن‌ها واگذار کنید. به آن‌ها نشان دهید که اعتماد لازم را دارید تا آن‌ها نیز به سطح مسئولیت‌پذیری مطلوب برسند و بتوانند در کارشان موفق باشند. سعی کنید کارهای مهم را به آن‌ها واگذار کنید. واگذار کردن کارهای پیش پا افتاده باعث دلسرد شدن کارکنان می‌شود، به کارکنان خود، انتظارات خود را بیان کنید و بازه‌ زمانی جهت اتمام به آن‌ها اعلام کنید. واگذاری مسئولیت یعنی واگذاری کارهایی که دوست دارید انجام دهید و به آن‌ها مسلط هستید. پس از واگذاری، شما می‌توانید مهارت‌های جدیدی را بیاموزید و توانمندی‌های خود را در چالش‌های بزرگتری به اثبات برسانید.

چگونگی رهبری و ایجاد انگیزه در افراد گروه:

رهبران تسلط زیادی بر کارشان دارند و با عزم و اراده‌ای که دارند حمایت دیگران را جلب می‌کنند. در زمان رهبری دقت داشته باشید که به افراد با تجربه آزادی عمل بدهید و همچنین به افرادتان نشان دهید که هدفمند و مطمئن گام برمی‌دارید. رهبران بایستی حس وابستگی و همبستگی در افراد گروه ایجاد کنند. وقتی با کارمندانتان صحبت می‌کنید، از ضمیر ما استفاده کنید. افراد را در کار مشارکت دهید و از آن‌ها در ازای کار فوق‌العاده‌شان تعریف و تمجید کنید. انگیزه بخشی یعنی کمک به افراد برای دست‌یابی به موفقیت‌های فردی به گروهتان دلگرمی بدهید و هر روز راجع‌به عملکردها صحبت کنید.

چگونگی برقراری ارتباط با افراد:

با افراد گروهتان در تمامی مواقع در ارتباط باشید، نه فقط وقتی مشکل پیش می‌آید. ارتباط یعنی فرستادن و دریافت پیام، درک مقابل از آنچه شما در ذهن دارید و درک شما از آنچه او در سر دارد. در هنگام ارتباط با افراد سعی کنید بهترین واژه‌ها و ادبیات را استفاده کنید و از طریق ارتباط چشمی با مخاطب رابطه داشته باشید؛ شمرده صحبت کنید و با صدایی رسا و واضح به دقت حرف‌های دیگران را گوش کنید و با علائم غیرکلامی توجه و علاقه خود را نشان دهید.

چگونگی موفقیت در شغل:

با محول کردن مسئولیت به افرادتان ثابت کنید که برای ترفیع شایستگی دارید، اگر در صورت ترفیع، به دیگران اعتماد نکنید که کارها را به آن‌ها بسپارید به ضرر شما، کارمندانتان و شرکت خواهد بود. اگر از خارج سازمان آمده‌اید، با محیط آشنا شوید، حقایق را گوش کنید، عملکرد اداره را بررسی کنید، افراد را دور هم جمع کنید و با آن‌ها درباره شیوه‌ مدیریتتان صحبت کنید، چگونگی روابط میانتان را مشخص کنید، با هریک از اعضا، جلسه انفرادی داشته باشید، با کسی که فکر می‌کند او باید به این سمت ارتقا می‌یافت صحبت کنید، به همه افراد زمان دهید تا با تغییر مدیریت خود را تطبیق دهند، تصور نکنید افراد مافوق باید همه چیز را بدانند، با اعضاء گروه خود ارتباط برقرار کنید، الگوی خوبی برای کارکنان باشید و همیشه صادق و وظیفه‌شناس باشید.

بالا بردن کارایی:

مرتب عملکرد خود را بررسی کنید، کتاب‌های مدیریتی بخوانید، حداقل یک زبان خارجی یاد بگیرید، خودتان باشید، سیاست‌بازی نکنید.

داشتن عمر کاری طولانی:

خود را سالم و سرحال نگه دارید، تمام زندگی خود را صرف کار نکنید، از تمام حق مرخصی خود استفاده کنید و به کارکنانتان هم همین توصیه را انجام دهید.

تعیین هدف:

همیشه به دنبال بهبود کارایی خود باشید، در کار خود برنامه‌ریزی داشته باشید.